Основные принципы проектирования и состав офиса проекта

Управление крупным проектом требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя  проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что: команда как организационная структура существует на время реализации проекта; состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды. Офис проекта - специфическая инфраструктура обеспечивающая эффективную реализацию проекта в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов.

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке - обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта - это оптимальным образом организованная среда, где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе  головной офис - где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, коммуникации, компьютерная техника; виртуальный офис - не привязанный к определенному, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В многопроектной системе офис проекта, представляет собой многоуровневую систему: на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих пла-нирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов; на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров, стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управ-ления качеством в проектах; на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации. Основные требования к организации офиса проекта: наличие реального управленческого офиса — помещения; единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов; информационная технология управления проектами; база данных и шаблонов типовых решений по проектам; компьютерная сеть, сообщающаяся с Интернет; виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами. Такой проектный офис содержит две  группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных,  для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе 1nternet  поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

Основные принципы проектирования  и состав офиса проекта. Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений: помещение; оргтехника и вспомогательное оборудование; программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес - процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом и это предъявляет свои требования к организации офиса: информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение; должно быть исключено дублирование бизнес-операций; менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.

Программное обеспечение, выбор и внедрение которого должны реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной  Intranet - среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные ком-плексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Программно - телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, при котором  принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходят независимо от региональных границ. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организуется на определенный срок.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри - и межорганизационные сетевые объединения. Последние характеризуются  понятием — виртуальные инфраструктуры.

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Internet коммуникационные и информационные услуги коммерческого  назначения.

Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований - создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети включают  объемы  работ на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний. Их общий признак — объединение в целостную сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионеры в этой части виртуальной организации труда — компании IBM, Siemens, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Указанные принципы связаны с широким развитием и использованием новых информационных и коммуникационных технологий  для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования к оптимизации процессов взаимодействия  между различными менеджерами команды.

Программно - коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного  цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется САLS. Сегодня САLS по своей сути - глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых и ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.

Средствами реализации данной стратегии являются САLS - технологии, в основе которых лежит набор интегрированных и  формационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес - процессов, продукта, производственной и эксплуатационной среды. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Стандарты САLS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернет — технологии глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: аппаратный; программный; информационный.

Можно разделить вопросы офиса как базового места  и виртуального офиса как рассредоточенною компьютерно-информационного пространства (рассматривается в настоящем разделе. С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты работают  совместно, находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, координации.