« Предыдущий вопрос
Понятие экспертизы ценности документов. Система экспертных органов

Документы как источники информации не равноценны. Одни содержат информацию о пол

Загрузка
Скачать Получить на телефон
например +79131234567

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Что это

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »
Подготовка и передача дел в ведомственный архив

Оформление дел Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительног

Методика проведения экспертизы ценности документов


В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются, две задачи:


отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, - для длительного хранения (свыше 10 лет);


выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы.


Сдача дел в ведомственный архив (архив организации) проводится через год после окончания их делопроизводством.


Важнейшим условием при проведении экспертизы ценности любых категорий документов является принцип всесторонности и комплексности изучения документов.


Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе: одни документы дополняют другие; могут быть документы с повторяющимся содержанием; информация, содержащаяся в одних документах, поглощается другими документами и т. п.


Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.


К важнейшим критериям относится значимость организации или лица в жизни общества, в результате деятельности которых созданы документы.


Критерий оценки происхождения документов позволяет разделить все учреждения, предприятия и организации примерно на 3 группы.


К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность.


Вторую группу составляют организации местного значения. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно.


Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.


К главным критериям экспертизы ценности относится также критерий содержания документа и поглощенность содержания.


Поглощенность содержания. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации.


Группу второстепенных критериев составляют критерии внешних особенностей документов:


подлинность,


копийность,


особенности передачи текста,


внешний вид,


физическое состояние документа.


Методика проведения экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов:


руководства;


планирования;


финансирования;


контроля работы организации;


деятельности подведомственных организаций;


результатов этой работы.


Второй этап экспертизы начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения:


постоянного;


длительного (свыше 10 лет);


временного (до 10 лет включительно).


Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.


Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПЛ просмотреть полистно в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.


В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики,


дублетные экземпляры.


Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.


Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК организации.


Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.


В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.


Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).


Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.


Составление акта и уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.


Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает подготовку дел к сдаче в государственный архив (при необходимости).