Правила оформления основных кадровых документов (трудовые книжки, личные дела сотрудников, унифицированные формы)

Трудовая книжка

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данная Инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях и записях, сделанных на титульном листе.

В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и т.п.).

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью. В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму (рис. 6.5.1), включающую четыре графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, основания внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, особенно еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в трудовой стаж и/или не прерывающий стаж работника. К такой информации (п. 2.17  Инструкции) относятся сведения:

о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах государственной безопасности, разведки, внутренних дел, во всех видах охраны;

времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

времени обучения в высших и средних специальных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

работе в качестве члена колхоза.

Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения (военный билет, справки и т.д.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу.

При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соот-ветствии с ее уставом. Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.

В состав личного дела входят следующие документы:

внутренняя опись документов;

анкета или личный листок по учету кадров;

автобиография (резюме);

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой контракт (договор);

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты (рис. 1).

Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.) Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не поме-щаются.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:

наименование организации (подведомственность не указывается);

номер личного дела;

фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);

дата начала личного дела (день поступления);

дата окончания личного дела (день увольнения);

количество листов (указывается из листа — заверителя дела);

срок хранения.

Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.

Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор.

Унифицированные формы

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда приводится в нижеследующей таблице.

Приказ о приеме на работу Т-1, Т-1а

Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1 а - на группу работников.

В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность (специальность, профессию); фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работ-ником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку (графу) «по» не заполняют.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работник кадровой службы вносит запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняет соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.

Приказ о переводе на другую работу Т-5, Т-5а

Перевод на другую работу оформляется индивидуальным приказом по форме № Т-5 или № Т-5а, включающим в себя следующую информацию:

 причину перевода;

 условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т. д.).

Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов - листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. д.

Приказ подписывает руководитель организации (учреждения) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы. Обязательное требование - подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10а

К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.

Первым документом является форма № Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Этот же документ - форма № Т-10а - содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.

Приказ о направлении в командировку Т-9, Т-9а

После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а. Приказ о направлении в командировку составляет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

В приказе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; должность командируемого; структурное подразделение; цель, время и место командировки. При необходимости могут быть указаны также источники оплаты командировочных расходов или другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение Т-10

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.

График отпусков Т-7

Оформляется отпуск серией документов, которую открывает график отпусков, составляемый на каждый календарный год (форма № Т-7). График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Составляется график отпусков обычно в 3 экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию, а третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

Приказ о предоставлении отпуска Т-6, Т-6а

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а, что характерно для периода летних отпусков, и особенно в учебных заведениях.

Приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 или № Т-6а составляется работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На его основании делают отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и лицевом счете, а также производят расчет заработной платы за отпуск.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта)  Т-8, Т-8а

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а - нескольких работников.

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК РФ. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело.

Приказ (распоряжение) о поощрении T-11, Т-11а

Существуют унифицированные формы приказов о поощрении: форма № T-11 - «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», издаваемый на одного работника, и форма № Т-11а - «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», которая применяется, когда поощряется сразу несколько человек. Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре до-кумента. Далее, на основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и в трудовую книжку.

Личная карточка Т-2

Личная карточка - основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.

При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет.