« Предыдущий вопрос
Контроль исполнения документов и поручений

Одна из функций управления — контроль исполнения порученного дела, задания. В ко

Загрузка
Скачать Получить на телефон
например +79131234567

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Что это

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »
Номенклатура дел. Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с

Принципы построения информационно-поисковых систем. Информационно-справочная работа с документами


Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).


С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, у кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.


При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрикам). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), по структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики - наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики - определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов.


В момент регистрации надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.


После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).


Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.


Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использовании САДД.


В САДД поиск документов может осуществляться:


по значению и сочетанию любых реквизитов РК;


по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);


для целых групп документов за определенный период времени.


При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.


Кроме того, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.