« Предыдущий вопрос
Номенклатура дел. Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с

Загрузка
Скачать Получить на телефон
например +79131234567

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Что это

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Если возникла проблема

Если приложение не запускается на вашем телефоне — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »
Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с ном

Составление и оформление номенклатуры дел


Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.


Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.


Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел.


Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.


Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 - служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 - плановый отдел, 04 - служба персонала и т. д.


Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.


Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т. д.


Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов.


Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель генерального директора, 03 - коммерческий директор и т. д.


Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример), которая приведена в Основных правилах работы архивов организации.



В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью.


1. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций.


2. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д.


3. В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.).


В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.


Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.


В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.


Индекс (номер) конкретного дела состоит из:


условного обозначения (индекса) структурного подразделения;


порядкового номера дела в пределах отдела или организации.


Например: 04-07, где 04 - индекс отдела, 07 - порядковый номер дела в номенклатуре.


В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).


Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.


По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.


Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:


название вида или разновидности документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);


автор документа (название организации, структурного подразделения);


корреспондент (название организации, от которой получены документы);


вопрос или краткое содержание документов дела;


название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;


даты (период), к которым относятся документы дела;


указание на копийность документов.


Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.


Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.


Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.


Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел — томов (объем дела не должен превышать 250 листов).


В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.


Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).


Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.


При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.


Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а».


Пятая графа (примечания) заполняется в течение года. В этой графе нужно сделать отметки:


о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;


о заведении дел;


о переходящих делах на следующий год;


о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;


о выделении дел к уничтожению;


о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.