Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями (подчинение или соподчинение), а также между службой и аппаратом управления.

В существующей практике имеет место значительный разнобой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Например, в качестве такой службы может выступать секретариат, общий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, канцелярия и т. п.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ (Государственной системы документационного обеспечения управления) рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

в федеральных органах исполнительной власти - управление делами;

на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;

в органах местного самоуправления - общий отдел.

Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;

инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;

канцелярия, в состав которой входят:

экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;

бюро правительственной переписки - этот участок работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;

бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;

машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача - создание документов;

копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;

телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;

отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;

центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

подготовку обращений к рассмотрению руководством;

контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

формирование и хранение дел по обращениям;

анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.