« Предыдущий вопрос
Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа

Загрузка
Скачать Получить на телефон
например +79131234567

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Что это

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »
Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с кадровой документацией

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, к

Задачи службы ДОУ и ведомственного архива по формированию дел


Формирование дел в службе ДОУ


Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.


Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.


Работа по формированию дел состоит из следующих операций:


распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;


расположение документов внутри дела в определенной последовательности;


оформление обложки дела.


Формирование дела начинается с начала года.


На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.


На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) - наименование вышестоящей организации, под наименованием организации - наименование структурного подразделения.


В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.


Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.


Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).


Образец обложки дела приведен в примере.



В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.


Признаки группировки документов дела:


номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;


авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;


предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;


корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;


хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;


географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).


Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.


При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.


1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.


2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.


3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.


4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.


5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.


6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.


7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.


8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.


Оформление дел в ведомственном архиве


Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).


С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.


Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем государственного архива.


Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.


7. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.


8. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.


9. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.


10. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:


уточнить наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним;


уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома;


указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;


указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.


11. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.


12. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.


Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».


Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.


Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.