Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

Раздел 1 "Общие положения" устанавливает:

сферу распространения инструкции;

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с. Правил составления и оформления документов, где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения документов;

правила оформления и заверения копий и приложений;

порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа.

Раздел 2 "Документооборот" включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе 3 "Регистрация документов" устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел 4 "Организация справочной работы" включает:

принципы построения информационно-справочной работы в организации;

описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой работы.

В разделе 5 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 6 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов.

К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.