« Предыдущий вопрос
В чем особенности составления и оформления акта?
Загрузка
Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомен
Скачать
Получить на телефон
Что это
например +79131234567
txt fb2 ePub html
на телефон придет ссылка на файл выбранного формата
Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д.
Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать
на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству.
Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html,
а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату.
Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!
Не нашли что искали?
Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.
Следующий вопрос »
Что входит в понятие документооборота?
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения и
Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных писем? Какие разновидности писем?
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.
Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема (03);
наименование организации (06);
справочные данные (07);
код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
дата (09);
регистрационный номер (10);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1;
адресат (14);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)2;
подпись (21);
отметка об исполнителе (26).
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
Постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема (03);
наименование организации (06);
справочные данные (07);
код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
дата (09);
регистрационный номер (10);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )3;
адресат (14);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)4;
подпись (21);
отметка об исполнителе (2б)5.
Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?».
Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема (03);
наименование организации (06);
справочные данные (07);
код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
дата (09);
регистрационный номер (10);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )6;
адресат (14)7;
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)8;
подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21);
печать (24)9;
отметка об исполнителе (26)10.
Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».
Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас....
Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.
Стиль переписки государственных организаций
Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.
Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).
Структура текста
Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.
Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.
В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.
Особенности стиля переписки коммерческих организаций
Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.
Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.
Нормы делового этикета при ведении переписки
Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо (21). Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа - неделя.
Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину.
Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.