Место контроля в деятельности менеджера. Этапы процесса контроля и их содержание

Контроль –это ф-я упр-я, заключающаяся в проверке и регулировании хода деят-ти орг-ии на основе сопоставления поставленных задач и достигнутых результатов для обеспечения достижения орг-ей своих целей. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Основными причинами необходимости контроля являются: 1. неопределенность, сложность и динамичность среды; 2. предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред; 3. поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Принято различать три вида контроля – предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль является не самостоятельной функцией, а составной частью таких функций, как планирование и создание организационной структуры. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Текущий контроль не проводится в процессе самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения определенных этапов работы. Для его осуществления необходимо установить механизм обратной связи. Отклонения, на которые должна реагировать система с обратной связью, чтобы достичь своих целей, могут вызываться, как внешними, так и внутренними факторами. В рамах заключительного контроля обратная связь используется, после того как вся работа выполнена. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на возникающие проблемы, он имеет две важные  функции: заключительный контроль дает  менеджеру информацию для планирования аналогичных работ в будущем; вторая - способствовать мотивации.

Процедура контроля предполагает три последовательных этапа.  

1. Выработка стандартов и критериев. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования.

2. Сопоставление реальных результатов с принятыми стандартами. Менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а также, насколько допустимы обнаруженные отклонения от стандарта. Эта оценка служит основой для решения о начале действий. Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения соответствующих работников организации, как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Такая информация должна быть точной, поступать вовремя и в виде, легко позволяющем принять необходимые решения.

3. Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одно из решений: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. Не все существенные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты