Понятие экспертизы ценности документов. Система экспертных органов

Документы как источники информации не равноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

документы постоянного хранения;

документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценности:

устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

определяются уникальные и особо ценные дела;

осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

Система экспертных органов

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов);

работник делопроизводственной службы;

руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;

специалист по научной, производственной и другим видам документации;

специалист по обеспечению защиты информации.

ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.

Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии.

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) создается в органах архивного управления при администрации края, а также в федеральных государственных архивах.

Основная функция - методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

Если ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.

В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

экспертиза ценности документов внутри госархива;

рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;

прочих учреждений - ЭК, ЦЭК.