Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

контроль их исполнения;

поиск документов.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

проставление отметки на документе;

заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:

дата получения и входящий индекс (номер);

дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

автор (корреспондент), то есть чей это документ;

заголовок (о чем документ);

резолюция (срок исполнения, исполнитель);

ход исполнения (отметки о контроле);

номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).

Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.

В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.

Преимущества карточной формы регистрации:

для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;

карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);

РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.

В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.