« Предыдущий вопрос
Методика проведения экспертизы ценности документов

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются, две задачи: • ото

Загрузка
Скачать Получить на телефон
например +79131234567

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Что это

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Если возникла проблема

Если приложение не запускается на вашем телефоне — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Альбом форм документов

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности

Подготовка и передача дел в ведомственный архив


Оформление дел


Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).


С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.


Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем государственного архива.


Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.


1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.


2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.


3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.


4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:


уточнить наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним;


уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома;


указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;


указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.


5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.


6. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.


Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».


Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.


Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.


Составление описей


В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела.


Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности».


Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа.


Опись - это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.


Опись состоит из:


титульного листа;


описательной статьи;


справочного аппарата.


Описательная статья содержит:


порядковые номера дел по описи;


индекс дела по номенклатуре;


заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела;


дату или крайние даты дела;


количество листов в деле;


примечания.


Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.


Организации, не сдающие документы на государственное хранение, готовят 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении организации.


Другие организации готовят 3 экземпляра описи для Госархива.


Перед внесением заголовков дел в опись проверяются:


качество формирования и оформления дел;


соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.


При просмотре дел проверяются:


соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;


качество подшивки или переплета дел;


правильность нумерации листов дела;


наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи;


правильность оформления обложки дела;


наличие и правильность заверительной надписи дела.


Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел.


Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.


При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).


В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.


Опись дел структурного подразделения:


подписывается составителем с указанием его должности;


рассматривается и одобряется ЭК;


утверждается руководителем.


Опись продолжается с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет до тех пор, пока количество внесенных в нее дел не достигнет тысячи томов. Тогда заводят последующую опись № 2 с самостоятельной нумерацией.


В ведомственный архив передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям.


Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. По истечении срока их хранения готовится акт об уничтожении.


Дела временного хранения передают в ведомственный архив по решению руководства в исключительных случаях.