« Предыдущий вопрос
Объем документооборота учреждения. Учет количества документов

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям: • прохождени

Загрузка
Скачать Получить на телефон
например +79131234567

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Что это

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Сообщество

Если возникла проблема

Если приложение не запускается на вашем телефоне — воспользуйтесь этой формой.

Следующий вопрос »
Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистра

Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение


Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.


Регистрация преследует три цели:


учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;


контроль их исполнения;


поиск документов.


Процедура регистрации состоит из двух этапов:


проставление отметки на документе;


заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).


При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:


входящие документы;


исходящие документы;


внутренние документы.


Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:


дата получения и входящий индекс (номер);


дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;


автор (корреспондент), то есть чей это документ;


заголовок (о чем документ);


резолюция (срок исполнения, исполнитель);


ход исполнения (отметки о контроле);


номер дела, куда подшит документ после исполнения.


Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.


При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).


Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.


В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.


В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).



Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.



Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.


В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов произвольное.


Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.


Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6.


В примере приведена типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).



Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется организацией.


Преимущества карточной формы регистрации:


для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется единая форма карточки;


карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки, структурных подразделений);


РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.


Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.


В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.